Proforma Invoice: Fungsi, Format, dan Contohnya

Jakarta -

Apa Itu Proforma Invoice? Ini Fungsi, Format, dan Contohnya

Proforma invoice adalah dokumen penawaran resmi yang diterbitkan penjual kepada calon pembeli sebelum transaksi jual beli benar-benar terjadi. Berbeda dari invoice biasa, dokumen ini belum bersifat final dan belum menagih pembayaran, melainkan memberi gambaran rinci soal barang atau jasa yang akan diperjualbelikan, mulai dari jenis, jumlah, harga, hingga estimasi biaya pengiriman.

Istilah "pro forma" sendiri berasal dari bahasa Latin yang berarti "demi bentuk" atau "sebagai formalitas". Artinya, dokumen ini dibuat untuk menunjukkan itikad baik dan kesepakatan awal antara penjual dan pembeli, sebelum keduanya lanjut ke tahap kontrak dan invoice resmi. Dalam praktik bisnis di Indonesia, proforma invoice paling sering muncul dalam transaksi ekspor impor, meski bukan berarti tidak dipakai untuk transaksi domestik bernilai besar.

Fungsi Proforma Invoice

Fungsi utama proforma invoice adalah menjadi jembatan komunikasi antara penjual dan pembeli sebelum kesepakatan final tercapai. Dengan dokumen ini, pembeli mendapat gambaran jelas soal apa yang akan mereka bayar, sementara penjual punya dasar tertulis untuk memulai proses produksi atau pengiriman begitu pembeli menyetujuinya.

Dalam konteks bisnis yang lebih luas, proforma invoice juga berfungsi sebagai dasar pengajuan pembiayaan ke bank, termasuk untuk pembukaan Letter of Credit atau L/C. Bank biasanya meminta dokumen ini sebagai bukti bahwa transaksi memang sedang berjalan sebelum mencairkan fasilitas kredit. Selain itu, di sektor ekspor impor, proforma invoice kerap dipakai importir untuk mengurus izin impor lebih awal, karena dokumen ini sudah memuat nilai barang yang dibutuhkan otoritas terkait.
Proforma invoice juga membantu meningkatkan transparansi transaksi. Kedua belah pihak jadi punya acuan yang sama soal harga, spesifikasi barang, dan syarat pembayaran, sehingga potensi salah paham di kemudian hari bisa ditekan sejak awal.

Kapan Proforma Invoice Digunakan?

Proforma invoice paling umum digunakan dalam tiga situasi. Pertama, saat transaksi perdagangan internasional, di mana dokumen ini menjadi bagian dari kelengkapan dokumen ekspor impor sebelum barang dikirim. Di Indonesia sendiri, penggunaan proforma invoice untuk kepentingan kepabeanan diatur lewat Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor PER-20/BC/2016, yang memposisikan dokumen ini sebagai salah satu bentuk pemberitahuan nilai barang untuk keperluan penyelesaian kewajiban pabean.

Kedua, proforma invoice digunakan saat pembeli memesan barang dalam jumlah besar dan membutuhkan estimasi biaya yang jelas sebelum benar-benar melakukan pembayaran, misalnya untuk keperluan persetujuan anggaran internal di perusahaan mereka. Ketiga, dokumen ini juga lazim dipakai dalam proyek besar atau kontrak kerja sama jangka panjang, di mana kedua pihak perlu menyepakati detail transaksi terlebih dahulu sebelum kontrak final dan invoice resmi diterbitkan.

Satu hal yang perlu digarisbawahi, proforma invoice diterbitkan ketika negosiasi harga, kuantitas, dan syarat pengiriman sudah hampir final, tapi belum ada komitmen pembayaran yang mengikat secara hukum dari pembeli.

Cara Membuat Proforma Invoice

Membuat proforma invoice sebenarnya tidak jauh berbeda dari membuat penawaran harga pada umumnya, hanya saja detailnya perlu lebih lengkap. Langkah pertama adalah mencantumkan identitas lengkap penjual dan pembeli, termasuk nama perusahaan, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.

Setelah itu, masukkan nomor referensi dan tanggal penerbitan dokumen, lalu lanjutkan dengan deskripsi barang atau jasa secara rinci, meliputi jenis, spesifikasi, dan kuantitas. Bagian berikutnya adalah mencantumkan harga per unit dan total harga, termasuk mata uang yang digunakan jika transaksinya lintas negara. Jangan lupa menambahkan estimasi biaya tambahan seperti ongkos kirim, asuransi, atau pajak yang relevan.

Langkah terakhir adalah mencantumkan syarat dan ketentuan pembayaran, termasuk metode pembayaran yang disepakati dan estimasi waktu pengiriman barang. Setelah semua poin ini lengkap, proforma invoice bisa dikirimkan ke calon pembeli untuk direview dan disetujui sebelum berlanjut ke tahap kontrak resmi.

Contoh Format Proforma Invoice

Secara umum, format proforma invoice memuat komponen berikut dalam satu halaman dokumen. Bagian kop berisi nama dan logo perusahaan penjual beserta alamat lengkap. Di bawahnya tercantum judul dokumen "Proforma Invoice" lengkap dengan nomor referensi dan tanggal penerbitan, misalnya Nomor: PRO-INV-2026-001, Tanggal: 14 Agustus 2026.

Bagian selanjutnya berisi data pembeli, mencakup nama perusahaan, alamat, dan negara tujuan jika transaksinya bersifat ekspor. Inti dokumen berupa tabel rincian barang, dengan kolom nama barang, kuantitas, harga satuan, dan subtotal. Di bagian bawah tabel, tercantum total nilai transaksi, estimasi biaya pengiriman, serta total keseluruhan yang harus dibayar pembeli. Dokumen ditutup dengan syarat pembayaran, misalnya melalui transfer bank atau Letter of Credit, estimasi waktu pengiriman, serta masa berlaku penawaran, biasanya berkisar 14 sampai 30 hari sejak tanggal penerbitan.

Format ini bisa disesuaikan sesuai kebutuhan industri, namun kelengkapan data barang dan harga tetap menjadi elemen wajib agar dokumen bisa digunakan untuk keperluan pabean maupun pengajuan pembiayaan ke bank.

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice

Perbedaan paling mendasar antara proforma invoice dan invoice biasa terletak pada sifat dan fungsinya. Proforma invoice bersifat sementara dan hanya berupa penawaran, belum menjadi dokumen tagihan resmi. Sebaliknya, invoice biasa diterbitkan setelah transaksi disepakati dan barang atau jasa sudah dikirimkan, sehingga sifatnya mengikat dan menjadi dasar penagihan pembayaran yang sah.

Dari sisi hukum, invoice biasa dapat dijadikan bukti transaksi untuk kepentingan akuntansi dan perpajakan, sementara proforma invoice umumnya tidak diakui sebagai dokumen tagihan resmi karena statusnya masih berupa kesepakatan awal. Setelah pembeli menyetujui isi proforma invoice, penjual baru akan menerbitkan invoice resmi sebagai dokumen tagihan yang final.

Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice

Meski sama-sama digunakan dalam transaksi perdagangan, proforma invoice dan commercial invoice punya fungsi yang berbeda. Proforma invoice diterbitkan sebelum transaksi terjadi sebagai bentuk penawaran awal, sedangkan commercial invoice diterbitkan setelah barang benar-benar dikirim dan menjadi dokumen tagihan resmi yang mengikat secara hukum.

Commercial invoice juga menjadi dokumen wajib yang diajukan ke bea cukai untuk menghitung bea masuk dan pajak impor, karena isinya sudah final dan sesuai dengan barang yang benar-benar dikirimkan. Proforma invoice, di sisi lain, lebih sering dipakai di tahap awal untuk mengurus izin impor atau pengajuan pembiayaan, sebelum commercial invoice diterbitkan sebagai penutup transaksi.

Kelebihan dan Kekurangan Proforma Invoice

Dari sisi kelebihan, proforma invoice memberi kepastian awal bagi kedua belah pihak soal detail transaksi sebelum ada komitmen mengikat, sehingga risiko kesalahpahaman soal harga dan spesifikasi barang bisa diminimalkan sejak dini. Dokumen ini juga mempermudah pembeli mengurus keperluan administratif, seperti pengajuan izin impor atau pembiayaan bank, tanpa harus menunggu transaksi rampung terlebih dahulu.

Namun, proforma invoice juga punya keterbatasan. Karena sifatnya belum final, dokumen ini tidak bisa dijadikan bukti pembayaran atau dasar pencatatan akuntansi resmi. Ada pula risiko perubahan harga atau syarat transaksi antara saat proforma invoice diterbitkan dan saat kesepakatan final tercapai, terutama jika ada fluktuasi nilai tukar mata uang dalam transaksi lintas negara. Oleh karena itu, penting bagi pelaku usaha untuk selalu menindaklanjuti proforma invoice dengan invoice atau commercial invoice resmi begitu transaksi disepakati.

Ingin mendapatkan insight menarik lainnya seputar bisnis, UMKM, dan tren ekonomi terkini? Kunjungi kanal FYB detikcom dan temukan berbagai perspektif yang bisa membantu mengembangkan strategi usaha Anda.

(srz/srz)

• #Performance Based
• #Analyst

Masuk