Surat niaga merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan penjualan.
Surat ini digunakan oleh perusahaan atau individu untuk melakukan transaksi, menawarkan produk dan layanan, ataupun menyampaikan informasi penting lainnya terkait bisnis.
Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh surat niaga serta cara membuatnya yang benar. Berikut ini adalah 10 contoh surat niaga:
1. Surat Penawaran
Contoh surat:
PT. Sejahtera Abadi
Jl. Raya Jakarta No. 45
Jakarta, 12 Januari 2025
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Pengadaan
PT. Maju Jaya
Jl. Merdeka No. 10
Bandung
Dengan hormat,
Kami, PT. Sejahtera Abadi, dengan ini menawarkan produk kami berupa mesin fotokopi model XYZ yang dapat membantu meningkatkan efisiensi di perusahaan Anda. Mesin fotokopi ini memiliki berbagai keunggulan, seperti:
- Kecepatan cetak tinggi
- Hemat energi
- Mudah dalam perawatan
Kami lampirkan daftar harga dan spesifikasi lebih lengkap mengenai produk ini. Jika Anda tertarik, kami siap untuk melakukan presentasi atau demo produk.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Sejahtera Abadi
Cara membuat surat:
- Header Surat: Sertakan nama perusahaan, alamat, dan tanggal surat. Ini adalah bagian penting yang menunjukkan profesionalitas surat.
- Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan dan sesuai dengan penerima.
- Isi Surat: Jelaskan tujuan surat, seperti penawaran produk atau layanan. Sertakan informasi yang relevan agar penerima tertarik.
- Penutupan: Akhiri surat dengan ungkapan terima kasih dan harapan untuk kerja sama yang lebih lanjut.
2. Surat Permintaan Penawaran
Contoh surat:
PT. Sumber Rejeki
Jl. Raya Surabaya No. 20
Surabaya, 14 Januari 2025
Telp. 021809946098
Email: sumberrejeki @gmail.com
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Permintaan Penawaran Barang
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Manager Penjualan
CV. Rapi Jaya
Jl. Raya Industri No. 18
Surabaya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan kami untuk membeli peralatan kantor, kami bermaksud untuk meminta penawaran harga dari perusahaan Anda terkait produk meja kantor dan kursi ergonomis. Kami mohon agar penawaran yang diajukan mencakup harga, kualitas, dan waktu pengiriman produk.
Demikian permintaan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Sumber Rejeki
Cara membuat surat:
Header Surat: Tulis informasi lengkap mengenai pengirim surat.
Salam Pembuka: Pastikan untuk menyapa pihak yang Anda tuju dengan sopan.
Isi Surat: Sertakan permintaan informasi yang jelas dan spesifik mengenai produk atau layanan yang dibutuhkan.
Penutupan: Akhiri surat dengan ungkapan terima kasih.
3. Surat Pesanan
Contoh surat:
PT. Toko Maju
Jl. Kebon Jeruk No. 45
Jakarta, 16 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Pesanan Peralatan Kantor
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Kepala Gudang
PT. Karya Makmur
Jl. Merdeka Raya No. 12
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan penawaran yang kami terima pada tanggal 14 Januari 2025, kami memutuskan untuk melakukan pemesanan sebagai berikut:
- 10 unit meja kantor
- 20 unit kursi ergonomis
- Total harga: Rp 25.000.000,00
Kami berharap pengiriman dapat dilakukan secepatnya sesuai dengan kesepakatan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Toko Maju
Cara membuat surat:
Header Surat: Masukkan informasi pengirim dan tanggal surat.
Salam Pembuka: Tulis salam pembuka yang tepat sesuai konteks.
Isi Surat: Sebutkan secara rinci produk yang dipesan, jumlah, dan harga.
Penutupan: Sampaikan harapan untuk pengiriman barang dan ucapkan terima kasih.
4. Surat Konfirmasi Pesanan
Contoh surat:
PT. Alam Lestari
Jl. Raya Bogor No. 30
Bogor, 18 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Konfirmasi Order
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Manager Pembelian
CV. Agung Abadi
Jl. Raya Cibinong No. 15
Bogor
Dengan hormat,
Kami ingin mengonfirmasi bahwa pesanan yang kami buat pada tanggal 16 Januari 2025 untuk 10 unit mesin fotokopi telah diterima dengan baik. Kami berharap barang tersebut dapat dikirimkan pada tanggal yang telah disepakati, yakni 20 Januari 2025.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Alam Lestari
Cara membuat surat:
Header Surat: Tulis informasi pengirim dan tanggal surat.
Salam Pembuka: Ucapkan salam yang tepat untuk penerima.
Isi Surat: Konfirmasi pesanan yang telah diterima dan harapan untuk pengiriman.
Penutupan: Akhiri surat dengan ungkapan terima kasih.
5. Surat Pengiriman Barang
Contoh surat:
PT. Sumber Karya
Jl. Raya Bekasi No. 70
Bekasi, 20 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Pemberitahuan Pengiriman Barang
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Kepala Pengadaan
PT. Sukses Makmur
Jl. Raya Tangerang No. 15
Tangerang
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa barang yang Anda pesan, berupa 10 unit komputer desktop dan 15 unit printer, telah kami kirimkan pada tanggal 20 Januari 2025 dengan nomor resi 123456789.
Kami harap pengiriman ini dapat diterima sesuai jadwal. Terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Sumber Karya
Cara membuat surat:
Header Surat: Tulis informasi pengirim dan tanggal surat.
Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan.
Isi Surat: Jelaskan tentang pengiriman barang yang dilakukan, sertakan nomor resi jika perlu.
Penutupan: Sampaikan harapan agar pengiriman berjalan lancar.
6. Surat Pengembalian Barang
Contoh surat:
PT. Telesindo
Jl. Merpati No. 12
Medan, 22 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Pengembalian Laptop
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Customer Service
CV. Teknologi Terkini
Jl. Raya Pasar Baru No. 30
Medan
Dengan hormat,
Kami ingin mengembalikan barang yang kami terima pada tanggal 20 Januari 2025 berupa 5 unit laptop yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam pesanan kami. Mohon dapat diproses segera.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Telesindo
Cara membuat surat:
Header Surat: Sertakan informasi pengirim dan tanggal surat.
Salam Pembuka: Gunakan salam yang tepat.
Isi Surat: Jelaskan alasan pengembalian barang dan sertakan detail pemesanan.
Penutupan: Akhiri dengan harapan agar masalah segera ditangani.
7. Surat Klaim Garansi
Contoh surat:
PT. Elektronik Prima
Jl. Raya Industri No. 5
Yogyakarta, 24 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Pengajuan Garansi
Lampiran : -
Kepada
Yth. Customer Service
PT. Gadget Terbaru
Jl. Raya Semarang No. 25
Semarang
Dengan hormat,
Kami ingin mengajukan klaim garansi atas produk yang kami beli, yaitu 1 unit smartphone merek XYZ, yang mengalami kerusakan pada layar sentuhnya. Produk tersebut kami beli pada tanggal 15 Januari 2025, dan masih dalam masa garansi.
Kami harap pihak Anda dapat memproses klaim ini sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Elektronik Prima
Cara membuat surat:
Header Surat: Cantumkan nama perusahaan dan tanggal surat.
Salam Pembuka: Sapa penerima dengan salam yang formal.
Isi Surat: Jelaskan masalah atau keluhan secara detail, seperti kerusakan atau ketidaksesuaian produk.
Penutupan: Akhiri surat dengan harapan agar klaim dapat segera diproses.
8. Surat Pengunduran Diri Kontrak
Contoh surat:
PT. Teknologi Global
Jl. Raya Malang No. 10
Malang, 28 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Permohonan Pengunduran Diri
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Direktur
PT. Makmur Sentosa
Jl. Raya Surabaya No. 30
Surabaya
Dengan hormat,
Kami dari PT. Teknologi Global ingin memberitahukan bahwa kami memutuskan untuk tidak melanjutkan kontrak kerjasama yang telah disepakati pada bulan Desember 2024. Keputusan ini diambil dengan pertimbangan internal perusahaan.
Kami berterima kasih atas kerjasama yang telah terjalin selama ini dan berharap hubungan bisnis kita dapat terus terjalin dengan baik di masa depan.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Teknologi Global
Cara membuat surat:
Header Surat: Cantumkan identitas pengirim surat dengan lengkap.
Salam Pembuka: Sapa penerima dengan menggunakan bahasa yang formal.
Isi Surat: Jelaskan alasan pengunduran diri dari kontrak dengan jelas dan singkat.
Penutupan: Berikan apresiasi atas kerjasama yang telah terjalin dan sampaikan harapan baik untuk masa depan.
9. Surat Pemberitahuan Keterlambatan Pembayaran
Contoh surat:
CV. Rakyat Sejahtera
Jl. Pemuda No. 60
Surabaya, 30 Januari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Pemberitahuan Keterlambatan Pembayaran
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Kepala Keuangan
PT. Solusi Karya
Jl. Industri No. 45
Surabaya
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa pembayaran untuk tagihan invoice nomor 12345 yang seharusnya jatuh tempo pada tanggal 25 Januari 2025, belum dapat kami bayarkan hingga saat ini. Kami mohon maaf atas keterlambatan ini dan sedang berusaha untuk menyelesaikan pembayaran dalam waktu dekat.
Terima kasih atas pengertian dan kerjasama yang diberikan.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
CV. Rakyat Sejahtera
Cara membuat surat:
Header Surat: Cantumkan nama dan alamat perusahaan serta tanggal surat.
Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan dan sesuai dengan formalitas.
Isi Surat: Jelaskan situasi atau kondisi yang menyebabkan keterlambatan pembayaran dan sampaikan alasan dengan jujur.
Penutupan: Akhiri dengan permohonan maaf dan harapan agar kerjasama tetap berjalan lancar.
10. Surat Ucapan Terima Kasih
Contoh surat:
PT. Jaya Abadi
Jl. Raya Sentosa No. 25
Jakarta, 1 Februari 2025
No : 356/PS/SO/IX/2020
Perihal : Ucapan Terima Kasih
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama
PT. Cahaya Mulia
Jl. Raya Pahlawan No. 10
Jakarta
Dengan hormat,
Kami ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kepercayaan yang diberikan kepada PT. Jaya Abadi untuk menjadi mitra dalam proyek pengadaan peralatan kantor. Kerjasama yang terjalin sangat berarti bagi kami, dan kami berharap dapat terus bekerja sama dalam berbagai proyek lainnya di masa depan.
Sekali lagi, terima kasih atas dukungan dan kerjasama yang baik.
Hormat kami,
(Nama dan Jabatan)
PT. Jaya Abadi
Cara membuat surat:
Header Surat: Tulis informasi lengkap mengenai pengirim surat.
Salam Pembuka: Gunakan salam yang formal dan sesuai dengan konteks.
Isi Surat: Ucapkan terima kasih atas kerjasama atau transaksi yang telah dilakukan.
Penutupan: Akhiri surat dengan harapan akan ada kesempatan untuk bekerja sama lagi di masa mendatang.
Surat niaga menjadi sarana komunikasi yang sangat penting dalam dunia bisnis. Dengan menggunakan surat niaga yang tepat, perusahaan atau individu dapat menjalin hubungan yang baik dengan mitra bisnis, pelanggan, dan pihak lainnya.
Mulai dari surat penawaran hingga surat ucapan terima kasih, setiap jenis surat memiliki format dan tujuan yang berbeda, namun semua membutuhkan bahasa yang jelas, sopan, dan profesional.
Dengan mempelajari cara membuat surat niaga yang benar, Anda dapat meningkatkan kredibilitas dan profesionalitas perusahaan Anda dalam setiap transaksi dan komunikasi bisnis.
Jika ingin bisnis Anda lebih dikenal jutaan konsumen, yuk ceritakan bisnis Anda di fyb.detik.com.
(zlw/zlw)
